Terug
Blog Digitale facturen via de mail: kostenbesparend, makkelijk en veilig 22 maart 2023 Je ziet het steeds vaker, je bestelt een item en de factuur ontvang je vervolgens in de mail. Het versturen van facturen via de mail kent vele voordelen en wordt steeds populairder.
Een nieuwe functionaliteit (module) maakt het mogelijk om facturen en/of retourformulieren via de mail naar de klant te versturen in plaats van fysiek meesturen in de doos. Berden Fashion heeft dit recent geïmplementeerd. ‘’We besparen veel papier en toners, dat is niet alleen financieel aantrekkelijk maar ook nog eens goed voor het milieu’’, aldus Niels Schouten, e-commerce manager van Berden Fashion.
Een relatieve kleine procesaanpassing zorgt ervoor dat het weborderverwerkingsproces wordt versneld. Niet alleen wordt er tijd bespaard, maar denk bijvoorbeeld ook aan de kosten van het papier en de afdrukkosten.
Berden Fashion kiest er bewust voor om alleen de factuur via de mail te versturen ‘’We sturen het retourformulier nog wel in de doos mee, zo ontlasten we de klant. Anders zou de klant deze zelf moeten printen. Om ook hier op papier te besparen, hebben we het retourformulier teruggebracht naar 1 a4-tje.’’
Het automatiseren van het facturatieproces kent naast tijdsbesparing nog meerdere voordelen. Zo is het sturen van de factuur geheel veilig en komt de factuur meteen bij de juiste persoon aan.
Niels is tevreden met de efficiëntieslag die Berden Fashion heeft gemaakt. ‘’We merken gewoon dat we minder handelingen hoeven te verrichten, we besparen kosten en de klant kan waar nodig makkelijk zijn digitale factuur terugzoeken in zijn mail. ’’
Niet alleen Berden Fashion is tevreden, vanuit klanten komen ook positieve reacties. ‘’We krijgen van klanten terug dat ze het makkelijk vinden dat de factuur nu digitaal wordt verstuurd en dat het meer van deze tijd is’’, aldus Niels.
Niels zegt tot slot ‘’Ik zou het zeker aanraden, je merkt toch vaak dat klanten een papierenfactuur meteen weggooien. Klanten kunnen nu via hun digitale account alle facturen bekijken. In het digitale tijdperk is het gewoon niet meer nodig om veel papier te gebruiken.’’
Bij vragen over de verdere aanpak rondom de integratie in jullie Divide webshop, kun je contact met ons opnemen. We helpen je graag verder! Je kunt ons bereiken via
verkoop@divide.nl of rechtstreeks bij je accountmanager.